Control de acceso en un centro deportivo, 7 razones para instalarlo

Control de acceso en un centro deportivo ¿por qué ponerlo?

Atender todo lo que sucede en un centro deportivo es muy complicado. Clientes, empleados, actividades, instalaciones, calendarios, mantenimiento, proveedores, facturación, cobros y un sinfín de cuestiones más. Todas estas partes que hay que gestionar provocan tener mucho personal dedicado a cada tarea, de manera que cualquier automatización que favorezca destinar tiempo a otras cosas o recursos humanos a otras tareas será bienvenido por cualquier centro deportivo.

De todo el abanico de cosas que se pueden automatizar hay una que lleva de cabeza a cualquier empresa de gestión de centros deportivos, el control de accesos y aforo en cada una de las ubicaciones de la instalación. Hay varios motivos por los que es importante llevar este control y estamos seguros de que todos os van a resultar interesantes por alguna razón, por tanto, vamos a verlos en detalle.

¿QUÉ BENEFICIOS TIENE UN CONTROL DE ACCESO EN UNA INSTALACIÓN DEPORTIVA?

Nosotros el listado lo hemos reducido a 7 puntos que nos parecen que se deben tener en cuenta antes de tomar cualquier decisión con respecto al control de acceso en un centro deportivo. Por lo tanto si estas pensando en qué poner y dónde ponerlo, quizá sea conveniente que primero leas esto para ver lo que quieres conseguir instalando un sistema de control de accesos en tu centro. Los puntos que nosotros planteamos son:

1. Seguridad de la instalación deportiva
2. Rentabilidad de la gestión del centro
3. Mantenimiento de las instalaciones
4. Autonomía de los usuarios del centro
5. Fidelización de los usuarios de la instalación
6. Mayor control de proveedores del centro
7. Mayor control de empleados del centro

1. SEGURIDAD DEL COMPLEJO DEPORTIVO

La seguridad del complejo deportivo, por descontado es la ventaja más importante de todas.

Saber en todo momento la cantidad de personas que hay en el centro deportivo es crítico de cara a un control de aforo para evitar masificaciones y por tanto cumplir la reglamentación legal en temas de seguridad del centro deportivo.

A lo anterior se añade la ventaja de saber cuánta gente había dentro del edificio en situaciones que necesiten un desalojo general o parcial. En el caso de que se tenga que realizar la salida masiva de gente, del sistema de gestión del centro deportivo se podría extraer un listado de personas que han pasado por un control de acceso u otro, lo cual favorece enormemente la labor ya que con un simple conteo se puede saber si queda alguien dentro de la instalación o esta todo el mundo fuera.

Además, si existen controles de acceso internos para acceder a determinadas partes del centro deportivo se puede saber hasta la ubicación de cada persona en las diferentes salas de la instalación como pueden ser la sauna o la sala de musculación. Como habrás supuesto, esto es tremendamente útil en caso de necesitar encontrar a alguien dentro de la superficie del centro, exista una emergencia o sea por cualquier otra cuestión.

Si existe control de acceso en un centro deportivo se sabe en todo momento cuanta gente hay en la instalación y dónde está cada persona en cada momento.

2. RENTABILIDAD DEL CENTRO DEPORTIVO

La rentabilidad en la gestión de la instalación deportiva es otra de las ventajas que todo empresario del ramo busca siempre.

Un software de gestión integrado con sistemas de control de acceso en un centro deportivo puede controlar que entren en las instalaciones sólo personas que son clientes y que mantienen sus pagos al día. Denegando el acceso a cualquier persona que no cumpla estos requisitos en las condiciones configuradas para ello.

En el caso de que una persona que no es cliente quiera acceder, el sistema de control de accesos no le permitirá entrar, pero siempre existirá la posibilidad de obtener un pase de día o por horas que provoque un cambio de su situación y por tanto el torno de acceso al complejo deportivo gire con normalidad a su paso. Esta gestión seguramente tenga que realizarla online o por medio de una taquilla en el propio centro.

El propio sistema distingue qué usuarios pueden o no acceder, vinculando ese acceso a estar al día en pagos y cualquier otra situación que se quiera tener en cuenta.

3. MANTENIMIENTO DE LAS INSTALACIONES

El mantenimiento de un centro deportivo es muy importante, sobre todo para que la seguridad no se vea comprometida y que los usuarios tengan la idea de que se encuentran en unas instalaciones deportivas de calidad.

Para mantener en condiciones las instalaciones deportivas es conveniente poder realizar las labores de limpieza y reparaciones sin interrumpir a los usuarios en el uso y disfrute diario del complejo deportivo. Si se cuenta con un sistema de control de accesos, desde el software de gestión se puede bloquear previamente el acceso al sitio de modo que no puedan entrar en esa sala más que personal autorizado. Así se evita que los usuarios reserven o accedan a esa instalación mientras los operarios trabajan y por tanto se aísla al cliente de malentendidos que provoquen tener que explicar que esa sala está en mantenimiento por la cuestión que sea, de ver a personas trabajando y ensuciando o haciendo ruido.

Al final se consigue que cuando hay mantenimientos el cliente no se sienta agraviado por ello y en muchos de los casos ni se entera de lo que ha sucedido, lo cual le lleva a pensar que el centro siempre está limpio y en condiciones casi de forma transparente para ellos.

Aparte de lo anterior, al tener un mayor control sobre los accesos a las instalaciones del gimnasio y por tanto sobre los usuarios en cada momento, también se tiene un control sobre el buen uso de las instalaciones. Si tras una actividad deportiva en una sala hay algo que se ha deteriorado o roto, es posible saber qué usuarios estaban en esa sala en ese momento, lo que facilitará cualquier acción dirigida a la hora de depurar responsabilidades, pedir explicaciones o simplemente emitir avisos al grupo concreto que allí estaba ese día a esa hora concreta. Por supuesto los clientes siempre son conscientes de ello, lo que impedirá cualquier mal uso intencionado de las instalaciones.

Un sistema de control de accesos a instalaciones deportivas hace del mantenimiento una tarea más eficiente, lo que redunda directamente en la rentabilidad del mismo.

4. AUTONOMÍA DE LOS USUARIOS DEL COMPLEJO

Un centro deportivo que cuenta con controles de accesos autónomos facilita también que los propios usuarios o clientes sean los que se beneficien y disfruten de su propia libertad dentro del centro.

Para acceder bastará que utilicen el tag (tarjeta, llavero, etc.) que se les ha facilitado o bien su huella dactilar o incluso su cara en los que tienen los sistemas biométricos más avanzados, siempre en las condiciones que el centro destine a cada tipo de usuario. Con esto se permite que el cliente sea independiente en cuestiones de horarios, reserva de instalaciones, cursos, taquillas y cualquier tema relacionado. Esa autogestión mejora la experiencia personal del usuario con el centro, evita dependencias de personal, elimina gestionar llaves y cerraduras. Por otro lado esta lo más importante, ahorra tiempo tanto a los empleados como a los propios usuarios. Si los usuarios son libres de entrar y salir, ir y venir, los empleados no tienen que perder tiempo explicando horarios, abriendo y cerrando puertas, atendiendo y acompañando. Evidente es que es imprescindible que un cliente pueda tener empleados de referencia para su día a día, pero se minimizan estas situaciones a favor de otras más productivas para todos.

Un sistema de control de acceso en un centro deportivo ahorra tiempo a los empleados, lo que repercute directamente en optimización de horarios y labores diarias.

5. FIDELIZACIÓN DE CLIENTES DE LA INSTALACIÓN

Como habrás imaginado, la fidelización de los usuarios de un centro deportivo pasa por tener todos los procesos y procedimientos del centro deportivo bien engrasados, con el cliente informado en todo momento de lo que puede y debe hacer para su actividad en las instalaciones. Si sumas a esto todos los puntos anteriormente comentados, el usuario se siente seguro, contento y satisfecho con las instalaciones, pero esto no basta para fidelizar.

Para fidelizar a un usuario debemos conocer sus características (ficha del cliente) y sus intereses dentro de los servicios que ofrecemos. Para ello el control de accesos a nuestras instalaciones deportivas también nos ayuda. La forma en que lo hace es dándonos a conocer en todo momento qué usuarios acceden a qué salas, actividades, cursos o eventos dentro de nuestras instalaciones. Además, junto con el software de gestión del complejo deportivo, nos dicen qué tiene más reclamo, qué es más visitado y qué es lo que el usuario más demanda. Estos datos son claves para ofrecer a los clientes aquello que necesitan, hacer promociones y campañas en relación a lo que más o menos utilizan para promover una determinada actividad, satisfacer una demanda o promocionar cualquier cosa. En resumen, podemos utilizar los datos del control de acceso junto a los de los clientes para establecer estrategias de marketing dirigidas a nuestros clientes de forma concreta, segmentada y controlada.

El sistema de control de acceso en un centro deportivo dice qué hacen los clientes en el centro, utilízalo junto a sus datos de cliente para saber qué les interesa más de todas tus actividades.

6. CONTROL DE PROVEEDORES DEL CENTRO DEPORTIVO

Cómo es lógico, en todo centro deportivo hay proveedores y empleados que entran y salen de las instalaciones, durante todo el día, en horarios diferentes y a veces sin ningún control. Para establecer un control de proveedores también se puede utilizar un sistema de control de accesos en un centro deportivo.

Hemos pensado en que los proveedores pueden ser desde los que traen material hasta los que trabajan como externos para impartir alguna clase o actividad en nuestro centro.

En el primer caso, el de entregas de material, el sistema de control de accesos nos puede permitir gestionar los horarios de recepción de material para evitar que coincida con horarios de atención al público, puede también facilitar la tarea de los operarios porque podrían acceder a una parte reservada de la instalación sin depender de que un empleado les abra o les recoja la carga. Además, existe la posibilidad de estandarizar la recepción de material, de modo que el sistema traduzca una entrada de proveedor a un aumento de stock de determinado producto, ya sea con supervisión o sin ella, emitiendo pago automático llegado el caso.

En el segundo caso, el de personal externo que ejerce su trabajo en las instalaciones propias, el sistema de control de acceso en un complejo deportivo puede actuar del modo que se necesite en cada caso. El software puede discriminar horarios de acceso, asignar actividades o cursos, asignarle salas e incluso aplicarle comisiones o retribuciones automáticas por cada vez que cumpla determinadas horas en el centro.

El control de accesos permite a proveedores de material autonomía suficiente para agilizar los procedimientos de entrega y stock, haciendo que la labor administrativa sea más liviana.

7. CONTROL DE EMPLEADOS DEL CENTRO DEPORTIVO

Cómo ya te contamos en nuestra entrada sobre el registro horario de empleados hay que aplicar medidas que afectan al registro y control de los horarios de los empleados a tiempo parcial así como entregar un informe al empleado con el registro de horas realizadas al mes en la empresa. Esto se puede realizar con o sin control de accesos, pero con el sistema que aquí comentamos todo está mucho más definido y por tanto es mucho más eficiente.

Si existe, todos los empleados deberían tener que pasar por el control de accesos para entrar al centro, lo que implica que desde el software de gestión de centros deportivos se puede gestionar horarios y actividades, asignar empleados a cursos, controlarlos, contabilizar horas trabajadas, establecer políticas de horas extras y cualquier otra cuestión que se te ocurra en relación a esto.

Con un buen control de acceso en un centro deportivo, vinculado con un control horario, hace que la gestión de recursos humanos se facilite mucho y por tanto hay ahorros en costes administrativos.

Por supuesto, también está la ventaja de que se puede saber en todo momento y en tiempo real si un empleado ha venido a trabajar a su hora, en qué parte de la instalación se encuentra, qué actividad está realizando y además si es puntual en los cursos que imparte. El empleado por su parte asumirá toda esta operativa como parte de su día normal, lo que a la larga le servirá de rutina aportando eficiencia y control a su trabajo.

Al final de cada mes empleados y gerencia sabrán en cada caso la situación real de cada uno, lo que aportará claridad a la hora de resolver cualquier situación que surja.

CONCLUSIONES

¿Sigues aún con dudas de los beneficios que tiene un control de acceso en un centro deportivo?

Si continúas con alguna duda que no está resuelta o necesitas mas información al respecto estamos encantados de poder atenderte. Tienes los comentarios a tu disposición o el apartado de contacta de nuestra web para explicarnos todas las inquietudes que te surjan respecto a este tema.

Recuerda, en Zitelia somos expertos en la materia y podemos ayudarte en todo lo que necesites. ¡Sin ningún compromiso!

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